Zoho Workplace

O Zoho Workplace é um conjunto de aplicações de colaboração e produtividade online, especialmente concebido para o mercado empresarial, seja qual for a sua dimensão.

É sub-dividido em três grandes áreas essenciais.

Organização

Na área da organização interna da empresa, o Zoho Mail, Zoho Calendar e Zoho Tasks formam uma solução integrada e poderosa para a gestão de comunicação, tempo e produtividade.

O Zoho Mail oferece um serviço de email profissional, seguro e confiável, que se integra perfeitamente com o Zoho Calendar, permitindo o agendamento fácil de reuniões e eventos diretamente a partir da caixa de entrada.

O Zoho Calendar facilita a coordenação de horários e a gestão de compromissos, com recursos de partilha e sincronização de eventos em diferentes fusos horários.

Complementando estas ferramentas, o Zoho Tasks permite a organização eficiente de tarefas individuais ou de equipa, com funcionalidades de atribuição, definição de prazos e lembretes automáticos, assegurando que os projetos são concluídos dentro do prazo.

Juntas, estas ferramentas oferecem um ambiente de trabalho coeso, otimizado para a colaboração e gestão do tempo, tudo dentro do ecossistema Zoho.

=

Email Profissional com Zoho Mail

Interface Intuitiva: Interface de usuário limpa e fácil de navegar, com opções personalizáveis para melhorar a produtividade.
Integração Zoho: Integra-se perfeitamente com outras ferramentas Zoho, como Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs, entre outros.
Segurança e Privacidade: Oferece criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores (2FA) e políticas de segurança configuráveis para proteger os dados dos usuários.
Filtros e Regras Personalizáveis: Opções avançadas para criar filtros e regras que automatizam a organização de emails.
Acesso Offline: Possibilidade de acessar emails offline, com sincronização automática quando a conexão é restabelecida.
Aplicações Móveis: Disponibilidade de aplicativos móveis para iOS e Android, permitindo o acesso ao email em qualquer lugar.
Assistente Virtual: Integração com o Zia, o assistente virtual da Zoho, para ajudar com tarefas e priorização de emails.

=

Agenda e compromissos com Zoho Calendar

Compartilhamento: Permite compartilhar calendários com colegas ou equipas, com permissões personalizáveis, facilitando a coordenação de horários e eventos entre os membros da equipa.
Notificações e Lembretes: Oferece lembretes configuráveis por email ou notificação push, garantindo que esteja sempre atualizado e nunca perca um compromisso importante.
Suporte a Vários Fuso Horários: Gerencia eventos e reuniões em diferentes fusos horários, tornando-o ideal para equipas que operam globalmente.
Integração com Outros Calendários: Suporta sincronização com outros serviços de calendário, como Google Calendar e Microsoft Outlook, permitindo que gerencie todos os seus compromissos num só lugar.

=

Gestão de Tarefas com Zoho Tasks

Gestão de Tarefas Personalizável: Permite a criação e gestão de tarefas de forma detalhada, incluindo a definição de prioridades, prazos, e categorias, ajudando a organizar e priorizar o trabalho de forma eficiente.
Atribuição de Tarefas: Facilita a distribuição de tarefas entre membros de uma equipa, permitindo que cada pessoa saiba exatamente o que precisa fazer e em que prazo, promovendo uma melhor colaboração.
Definição de Dependências: Oferece a capacidade de definir dependências entre tarefas, garantindo que certas atividades sejam concluídas antes que outras possam começar, o que é essencial para o planeamento de projetos complexos.
Notificações e Lembretes: Inclui alertas automáticos e lembretes que ajudam a manter o foco nas tarefas mais urgentes e a evitar o esquecimento de prazos importantes.
Relatórios de Produtividade: Gera relatórios detalhados sobre o progresso das tarefas, permitindo uma visão clara da produtividade individual e da equipa, facilitando ajustes nas estratégias de trabalho.

Produtividade

A área de produtividade do Zoho Workplace abrange todas as necessidades de criação, edição e partilha de documentos, folhas de cálculo e apresentações, tudo suportado por armazenamento na cloud.

Esta suite oferece ferramentas poderosas e intuitivas, projetadas para aumentar a eficiência no trabalho, permitindo a criação de documentos de texto detalhados, a análise e manipulação de dados em folhas de cálculo, e a criação de apresentações visuais impactantes.

Com funcionalidades avançadas, como colaboração em tempo real, automação de tarefas, e histórico de versões, a suite facilita o trabalho em equipa e a gestão de projetos.

O espaço de armazenamento na cloud assegura que todos os documentos, folhas e apresentações estão sempre acessíveis e seguros, proporcionando uma experiência de trabalho fluida e integrada, independentemente do dispositivo utilizado.

Todos os documentos, folhas de cálculo ou apresentações produzidos no Zoho são compatíveis com o Microsoft Word, Excel e Powerpoint respectivamente.

Além disso, é altamente personalizável e adaptável a diferentes fluxos de trabalho, oferecendo ferramentas de verificação de gramática e ortografia, gráficos e tabelas dinâmicas, e a possibilidade de criar macros para automatizar tarefas repetitivas.

=

Edição de texto com Zoho Writer

Editor de Texto Avançado: plataforma de edição de texto rica em funcionalidades, permitindo a criação de documentos profissionais com ferramentas avançadas de formatação, como estilos de parágrafo, fontes personalizadas, tabelas, e inserção de imagens e gráficos.
Colaboração em Tempo Real: permite que vários utilizadores trabalhem simultaneamente no mesmo documento, com a capacidade de adicionar comentários, sugerir edições, e visualizar as alterações em tempo real, promovendo uma colaboração eficaz e dinâmica.
Edição Offline e Sincronização Automática: permite aos utilizadores trabalhar em documentos offline, sincronizando automaticamente as alterações quando a conexão à internet é restabelecida, garantindo que o trabalho nunca é interrompido.
Histórico de Versões: a funcionalidade de histórico de versões permite acompanhar todas as alterações feitas ao documento ao longo do tempo, restaurar versões anteriores, e manter um registo detalhado das edições, essencial para a gestão precisa de conteúdo.
Ferramentas de Automação e Verificação: inclui ferramentas de automação que facilitam a criação de documentos padronizados, como modelos reutilizáveis e preenchimento automático de dados. Além disso, oferece verificadores de gramática e ortografia, ajudando a assegurar a precisão e a qualidade do texto final.

=

Folhas de cálculo com Zoho Sheets

Funcionalidades Avançadas de Folhas de Cálculo: oferece uma vasta gama de funções e fórmulas, desde as mais básicas até às mais avançadas, como funções estatísticas, lógicas e financeiras. Estas ferramentas permitem a análise e manipulação de dados de forma eficiente e precisa.
Colaboração em Tempo Real: permite que vários utilizadores trabalhem simultaneamente na mesma folha de cálculo, com a possibilidade de comentar, editar e visualizar as alterações em tempo real.
Visualização de Dados com Gráficos e Tabelas Dinâmicas: inclui ferramentas para a criação de gráficos variados e tabelas dinâmicas, facilitando a visualização e interpretação de dados complexos.
Automatização de Tarefas e Macros: permite a automação de tarefas repetitivas através de macros, que podem ser gravadas e executadas para simplificar processos e otimizar o fluxo de trabalho.
Validação de Dados e Controle de Erros: oferece ferramentas de validação de dados para garantir a precisão das entradas e prevenir erros. Estas ferramentas permitem definir regras específicas para as células, ajudando a manter a integridade dos dados ao longo do documento.

=

Apresentações com o Zoho Show

Criação de Apresentações Profissionais: permite a criação de apresentações visuais de alta qualidade, com uma ampla gama de ferramentas de design, incluindo temas, layouts pré-definidos e a possibilidade de personalizar totalmente os slides para se adequar às necessidades de cada utilizador.
Edição Colaborativa em Tempo Real: facilita a colaboração ao permitir que várias pessoas editem e comentem numa apresentação simultaneamente, promovendo um processo de criação mais rápido e eficiente sem a necessidade de enviar múltiplas versões do ficheiro.
Animações e Transições Suaves: oferece uma ampla gama de efeitos de animação e transições entre slides, permitindo criar apresentações dinâmicas e envolventes que mantêm a atenção do público.
Modo de Apresentação Remota: com a funcionalidade de apresentação remota, é possível apresentar os slides a uma audiência em qualquer parte do mundo, sem a necessidade de estar presente fisicamente, proporcionando flexibilidade em apresentações a distância.
Importação e Exportação de Ficheiros: permite a importação e exportação de apresentações em vários formatos populares, garantindo compatibilidade e facilidade na partilha ou reutilização de conteúdo criado noutros softwares.

=

Gestão de ficheiros na Zoho Workdrive

Armazenamento Seguro na Cloud: oferece uma solução robusta para armazenar e organizar ficheiros na cloud, garantindo que os dados estão sempre acessíveis, seguros e protegidos com encriptação avançada e políticas de segurança rigorosas.
Colaboração em Equipa: permite que as equipas trabalhem juntas em ficheiros partilhados, com a possibilidade de editar documentos em tempo real, deixar comentários e gerir permissões de acesso, facilitando uma colaboração fluida e eficaz.
Gestão de Ficheiros e Pastas: oferece uma interface intuitiva para organizar e gerir ficheiros e pastas, com funcionalidades como etiquetagem, pesquisa avançada, e controlo de versões, que permitem uma gestão de documentos eficiente e organizada.
Controlo de Acessos e Permissões: permite definir níveis de acesso detalhados para cada utilizador ou grupo, garantindo que apenas as pessoas autorizadas podem visualizar, editar ou partilhar ficheiros específicos, reforçando a segurança e confidencialidade da informação.
Sincronização Multidispositivo: os ficheiros são sincronizados automaticamente em todos os dispositivos, garantindo que as equipas tenham acesso às versões mais recentes dos documentos, independentemente do local ou dispositivo utilizado.

Comunicação

Com ferramentas que facilitam tanto a troca de mensagens instantâneas como a realização de videoconferências e a criação de redes sociais internas, este conjunto de aplicações permite que as equipas se mantenham ligadas e organizadas em tempo real, independentemente da sua localização.

A comunicação instantânea através de mensagens, chamadas de áudio e vídeo, e partilha de ficheiros, torna a colaboração fluida e eficiente.

A capacidade de realizar reuniões online e webinars com partilha de ecrã e gravação garante que as equipas possam manter-se alinhadas e coordenadas, mesmo em ambientes remotos.

Ao mesmo tempo, a criação de grupos e fóruns internos incentiva a troca de ideias, a partilha de recursos e a gestão de projetos, tudo centralizado num espaço seguro e acessível.

Visa simplificar o fluxo de trabalho e promover uma comunicação mais ágil e eficaz, permitindo às empresas melhorar a sua organização, colaboração e produtividade global.

=

Mensagens instantâneas com Zoho Cliq

Mensagens Instantâneas e Chats em Grupo: permite a comunicação rápida e eficaz através de mensagens instantâneas, tanto em conversas individuais quanto em chats de grupo. Esta funcionalidade facilita a colaboração contínua e mantém as equipas conectadas em tempo real.
Canais Organizacionais: oferece a criação de canais temáticos, onde equipas podem discutir projetos específicos, partilhar ideias e colaborar de forma organizada. Os canais permitem centralizar a comunicação por tópicos, tornando a gestão de informações mais eficiente.
Chamadas de Áudio e Vídeo: além de mensagens, permite realizar chamadas de áudio e vídeo diretamente na plataforma, facilitando reuniões rápidas e discussões mais detalhadas sem a necessidade de agendar reuniões formais.
Automatização e Bots Integrados: inclui a possibilidade de integrar bots e automatizar tarefas repetitivas, como lembretes, atualizações de status e notificações, ajudando a otimizar o fluxo de trabalho e reduzir a necessidade de intervenções manuais.
Integração com Fluxos de Trabalho: permite que os utilizadores integrem fluxos de trabalho diretamente no chat, permitindo a execução de tarefas, partilha de ficheiros e gestão de projetos sem sair da interface de comunicação.

=

Reuniões online com Zoho Meetings

Videoconferências e Webinars de Alta Qualidade: permite a realização de videoconferências e webinars com áudio e vídeo de alta qualidade, proporcionando uma experiência clara e sem interrupções para todos os participantes, independentemente da localização.
Ferramentas Interativas de Colaboração: durante as reuniões, os utilizadores podem partilhar ecrãs, trocar mensagens através de chat, e utilizar quadros brancos digitais para anotações em tempo real, facilitando a colaboração e a comunicação eficiente entre todos os membros da reunião.
Agendamento e Convites Personalizados: a plataforma permite agendar reuniões com facilidade, incluindo a personalização de convites, o envio automático de lembretes, e a gestão de participantes, assegurando que todos os detalhes da reunião são coordenados de forma eficaz.
Gravação e Armazenamento de Reuniões: oferece a funcionalidade de gravar reuniões e webinars, permitindo que os utilizadores revisitem as sessões ou as partilhem com aqueles que não puderam participar. As gravações ficam armazenadas de forma segura, acessíveis para visualização posterior.
Segurança e Privacidade Avançadas: a plataforma prioriza a segurança das reuniões, oferecendo encriptação de ponta a ponta, protecção por palavra-passe, e controlo de acesso, garantindo que as reuniões e webinars são realizados num ambiente seguro e confidencial.

=

A rede social interna com Zoho Connect

Rede Social Corporativa: cria um espaço onde os membros da equipa podem interagir, partilhar ideias e discutir projetos em tempo real, promovendo uma comunicação mais aberta e colaborativa dentro da empresa.
Grupos e Fóruns: permite a criação de grupos de discussão e fóruns para diferentes equipas ou projetos, facilitando a troca de informações de forma organizada e permitindo que as conversas sejam facilmente acessíveis a todos os membros envolvidos.
Gestão de Tarefas e Projetos: inclui ferramentas de gestão de tarefas, permitindo que as equipas acompanhem o progresso dos projetos, atribuam responsabilidades e estabeleçam prazos diretamente na plataforma, centralizando o trabalho colaborativo.
Partilha de Ficheiros e Recursos: através do Zoho Connect, os utilizadores podem partilhar ficheiros e outros recursos com a equipa, garantindo que todos têm acesso às informações e documentos necessários para completar tarefas e projetos.
Quadro de Ideias e Anúncios: oferece um espaço dedicado para partilhar novas ideias, sugestões e anúncios importantes da empresa, criando um ambiente que incentiva a inovação e mantém todos os colaboradores informados sobre atualizações e mudanças relevantes.